Voordelen van uw webshop koppelen met een online boekhouding

Je heb net je eigen webshop gestart en je onderneming begint te groeien. Je krijgt steeds meer orders binnen en hebt dus meer administratie om bij te houden en te verwerken. Op dit moment is het goed beheren van je boekhouding ook een must. Maar hoe doe je dit het beste, zodat zowel je webshop als boekhouding gestroomlijnd verloopt? Met een koppeling tussen je webshopsoftware en boekhoudsoftware kun je dit realiseren. In dit artikel vertellen wij je wat er zo handig aan is.

Waarom een integratie tussen webshop en boekhouding?

Je hebt het punt bereikt dat je de webshop op orde hebt en dat het lekker begint te lopen. Doordat je nu wat vaker te maken hebt met aanpassingen van producten, prijsverhogingen, acties en kortingen, krijg je ineens een stroom van uiteenlopende informatie binnen. Hierdoor kan het overzicht voor de accountant verloren gaan. Een koppeling tussen webshop en boekhoudprogramma biedt dan uitkomst. Er zijn veel mogelijkheden en voordelen. Hieronder staan een aantal opgesomd en toegelicht.

Automatisch alle transacties in de boekhouding

Een van de voordelen van een koppeling tussen webshop- en boekhoudsysteem is dat de bestellingen in uw webshop direct naar uw boekhoudpakket worden verstuurd. Hiermee wordt het boekhouden een stuk eenvoudiger en efficiënter. Alle transacties worden automatisch in de boekhouding ingeladen. Je hoeft de data dus niet handmatig in te voeren of te importeren. Daarnaast zie je ook in één oogopslag wat je actuele voorraadstatus is. Erg handig wanneer je zowel een fysieke als een webwinkel hebt. Je voorkomt hiermee dat twee keer een artikel verkocht wordt. Beschik je ook over een reguliere winkel dan kun je kassa ook direct aansluiten op de boekhouding. Op deze manier hoef je niet aan het einde van de dag nog de kassaomzet in je boekhouding te verwerken.

Automatisch facturen maken

Een ander voordeel is dat je automatisch facturen kunt opstellen en versturen op basis van bestaande persoonsgegevens. Hierdoor kun je klanten direct digitaal factureren. Een ander voordeel is dat je bespaart op verzendkosten en een kortere verzendtijd hebt. De facturen worden dan ook een stuk sneller betaald. Het scheelt dus in kosten, tijd en je hebt je betalingen sneller binnen.

Automatisch koppelen met de bank

Nog een groot voordeel aan het integreren van deze software is dat er een automatische koppeling met de bank kan worden gemaakt. Deze koppeling zorgt ervoor dat je bankboek dagelijks automatisch wordt bijgewerkt. U hoeft dus geen afschriften handmatig in te voeren of te importeren. Betalingen boekt uw boekhoudprogramma dan automatisch weg. Daarnaast is het mogelijk om automatische importregels aan te maken om zo nog meer afschriften automatisch weg te laten boeken. Het boekhoudprogramma brengt de administratie vervolgens op orde. Daarnaast worden openstaande rekeningen van klanten of die je zelf nog dient te voldoen direct inzichtelijk gemaakt.

Welke programma’s bieden deze integratie aan?

Er is een divers aanbod aan webshop software die je kunt integreren met een boekhoud pakket. Aanbieders zoals Lightspeed, CCV Shop en Mijnwebwinkel zijn voorbeelden van webshop pakketten die relatief eenvoudig zijn te koppelen met een boekhoudprogramma. De meeste MKB en ZZP boekhoudhoudprogramma’s bieden dan ook een koppeling aan met deze aanbieders. Ook zijn er complexere varianten zoals Magento, maar die vereisen wel programmeerkennis. Let wel dat je goed de tijd moet nemen, om je te verdiepen in het aanbod voordat je de software kiest. Zoek goed uit welke functies de systemen hebben en op welke manieren je systemen kunt integreren. Het is namelijk niet alleen een kwestie van overhevelen van de ordergegevens naar de financiële administratie. Dus zorg dat je goed op de hoogte bent van de functionaliteiten, zodat je een pakket kiest dat het beste bij jouw situatie past.